AI voor transportbedrijven en expediteurs: van ordermail tot factuur

Welke taken kan AI overnemen van een planner?

Kijk naar een gewone dag van een planner of disponent en tel hoe vaak hij iets leest en ergens anders weer intypt. Dat is waar AI het meeste oplevert. Deze vijf taken komen bij vrijwel elk transportbedrijf en elke expediteur terug:

Hoe haalt AI een order uit een mail of pdf?

Een taalmodel leest de tekst zoals een mens dat doet en vult vaste velden in: opdrachtgever, laad- en losadres, tijdvensters, colli, gewicht, referentie. Daarna controleren gewone regels het resultaat. Bestaat het adres, ligt het lostijdvenster na het laadtijdvenster, is de klant bekend? Wat niet klopt, wordt gemarkeerd.

Dit is de beste taak om mee te beginnen. Je meet het direct, in minuten per order, en een fout is onschuldig omdat de planner elke conceptorder ziet voordat hij in de planning komt.

Kan AI voorstellen welke wagen of charter een rit rijdt?

Ja, maar niet met een taalmodel. Een taalmodel is goed in lezen, niet in rekenen met harde grenzen. De grenzen, zoals rij- en rusttijden, laadvermogen en tijdvensters, horen in vaste regels. Binnen die grenzen kan een voorspellingsmodel, getraind op je eigen ritten uit het verleden, inschatten welke optie het best past: welke charter deze lane vaker reed, tegen welke prijs en hoe vaak op tijd.

Het resultaat is een voorstel met een korte onderbouwing, bijvoorbeeld 'charter B, reed deze lane 14 keer, gemiddeld op tijd, tarief binnen afspraak'. De planner kiest. Hoe beter je historie, hoe beter de voorstellen worden.

Hoe helpt AI bij CMR's en afleverbewijzen?

De chauffeur maakt een foto van de getekende CMR. AI leest de foto en vergelijkt aantallen, adressen en referenties met de order. Heeft de vervoerder of de ontvanger een voorbehoud of een opmerking over schade genoteerd, dan krijgt de rit een markering. Zo weet je vóór het factureren of er iets uitgezocht moet worden, in plaats van wanneer de klant de factuur betwist.

Kan AI klanten zelf op de hoogte houden?

AI kan het bericht schrijven, maar de informatie komt uit je systeem. De boardcomputer of track & trace geeft de positie, het systeem rekent de verwachte aankomst uit en ziet wanneer die buiten het tijdvenster valt. Pas dan zet AI een kort bericht klaar in de taal van de klant. Kantoor verstuurt het, of je stelt in dat standaardmeldingen zonder vertraging direct uitgaan.

Hoe controleer je inkoopfacturen van charters?

AI leest de inkoopfactuur, ook als die als pdf in de mail zit, en koppelt hem aan de rit. De vergelijking zelf, gefactureerd bedrag tegen afgesproken tarief plus toeslagen, gebeurt in geteste code. Een taalmodel rekent nooit een bedrag uit. Verschillen komen in de werkvoorraad, zodat je ze afhandelt voordat je betaalt.

Wat zegt de AI-verordening over planning van chauffeurs?

De Europese AI-verordening noemt AI die taken aan werknemers toewijst op basis van hun individuele gedrag of persoonlijke kenmerken, of die hun prestaties beoordeelt, als hoog-risicotoepassing. Daar gelden zware eisen voor. Een chauffeur ranken op 'hoe goed hij rijdt' en hem daarop inplannen, is dus geen kleine stap.

Daarom bouwen we voorstellen voor eigen chauffeurs op feiten: waar staat de wagen, hoeveel rijtijd is er nog, welk rijbewijs en welke certificaten zijn er. Charters zijn bedrijven, geen werknemers, dus daar ligt het anders. En in alle gevallen keurt een mens het voorstel goed.

Waar begin je?

Begin met één taak, meet wat hij oplevert en bouw dan verder. Voor de meeste bedrijven is dat orderinvoer: veel volume, makkelijk te meten en weinig risico. Daarna volgen meestal documentcontrole en statusberichten, omdat die op dezelfde gegevens draaien. Planningsvoorstellen komen als laatste, omdat een voorspellingsmodel genoeg historie nodig heeft. Zo bouw je stap voor stap een systeem waarin de planner een team van assistenten aanstuurt in plaats van alles zelf te doen.